20 patarimų delsiantiems (I)

2013-03-06 ·
Žmogaus organizmas tiesiog sukurtas ilsėtis, tingėti, atidėlioti bei nuolat rinktis tas veiklas, kurios reikalauja mažiausiai pastangų, sekasi geriausiai ar tiesiog yra malonesnės už kitas. Viskas būtų gerai, tačiau, ypač kalbant apie darbą, toli gražu ne viskas primena pasaką ir nuolat atsiranda užduočių, kurias vis vilkiname, o galiausiai susiduriame su įtampa, nes viską pasiliekame paskutinei minutei.

Kaip išrauti tą galingai įsikerojusį įproti delsti? Kaip susitarti su savimi, jog tam tikrus dalykus padarytum ne dėl to, "nes taip reikia", o dėl to, kad randi tave įkvepiančių motyvų? Čia kaip ir su žadintuvu - galima tiesiog paspausti "snausti" ir atidėti tai, ko nelabai laukiame ar tai, kas nelabai malonu.

Kiekvieną kovo mėnesio trečiadienį pateiksiu po 5 patarimus tiems, kurie nuolat delsia atlikti tam tikras užduotis bei norėtų šio įpročio atsisakyti. Patarimai - paprasti, tačiau juos įgyvendinti reikės daug valios pastangų. Ar tu pasiruošęs? Taip? Štai - pirmasis penketukas.

1. Turėk tikslą. 

Nėra tokio pasiteisinimo "tingiu", yra tik motyvacijos stoka. Kai turi tave motyvuojantį tikslą, tai nereikia savęs versti, kankinti ar prievartauti, nes tu visa savo esybe nori jį pasiekti. Be to, labai svarbu užsirašyti tą tikslą popieriuje, nes tai, kas lieka "ore", retai iš žodžių tampa kūnu. Todėl reiktų susiformuoti aiškų tikslą, nusistatyti terminą, per kurį jį ketinate pasiekti, susirašyti konkrečius veiksmus, kuriuos turėsite atlikti ir nedelsiant imtis darbo!

Mano patirtis: Asmeninius tikslus turiu jau bent penkerius metus, tačiau tikslas tikslui nelygus. Jei tikslas išties man svarbus, motyvuojantis, tokiu atveju jo siekiu aktyviai ir dažniausiai darau daugiau, nei buvau suplanavęs. Vis dėlto, jei tikslas motyvuoja mažiau ir neišeina natūraliai dėti pastangų jam pasiekti, tokiu atveju grįžtu prie pagrindų ir stengiuosi rasti tuos dalykus, kurie mane motyvuotų labiau, o, jei to padaryti nepavyksta, tikslo tiesiog atsisakau.

2. Dienos darbus planuok iš anksto.

Jei nematote prasmės planuoti, tai, didelė tikimybė, jog jūsų diena atrodo padrikai ir nuveikiate tik gal trečdalį to, ką galėtumėte nuveikti, jei planuotumėte. Rašinių cikle "Kaip viską suspėti" jau kalbėjau apie dienos darbų planavimo svarbą. Vienas žymiausių saviugdos ekspertų Brian Tracy teigia, jog viena minutė, kurią skiriate planavimui sutaupo 10 minučių, kurias tiesiog iššvaistytumėte. Todėl dienos eigoje susirašykite visus darbus. Tuos, kuriuos galite atlikti iškart ir jie neviršys 5 minučių - atlikite, nes vien jų užrašymas ir svarbos priskyrimas gali užimti panašiai tiek laiko, kiek pats atlikimas. Turėdami konkrečių darbų sąrašą gerokai lengviau suplanuosite dieną ir neapkursite nuo darbų gausybės rago skleidžiamo garso.

Mano patirtis: Simboliška, tačiau būtent šiuo metu siekiu dienos ir savaitės išankstinį planavimą paversti įpročiu. Toli gražu ne kiekvieną dieną ar savaitę suplanuoju iš anksto, nors ir turiu einamųjų darbų sąrašą. Be to, planuoju pasižymėti ir svarbiausią tos dienos darbą, kurį atlikęs jau galėsiu jaustis prasmingai praleidęs dieną, o tai nuims dalį įtampos, kuri slėgtų, jei svarbiems darbams trūktų laiko. Dienos planavimui paprastai skiriu 15 minučių prieš darbo pradžią, o patį planavimą darau "Google" kalendoriuje. Kiekvieną veiklą 15 minučių tikslumu registruoju jau daugiau nei pusmetį, o tai leidžia analizuoti, kam aš skiriu savo laiką bei kur jį galėčiau panaudoti efektyviau.

3. Pritaikyk 80/20 taisyklę.

Apie Pareto principą jau esu kalbėjęs pristatydamas Malcolmo Gladwello knygą "Virsmo taškas". Yra daug šio dėsnio pritaikymo variantų, o labiausiai su laiko planavimu siejasi tas, jog 20% veiksmų atneša 80% rezultatų. Tai žinant reiktų nuolat stebėti veiklas, kurioms jūs skiriate laiką bei objektyviai įvertinti, kiek ta veikla prisideda prie rezultatų. Juk vietoj to, kad nuolat būtumėte užsiėmę darbais, kurie, nors ir paprastai atliekami, bet duoda menkai naudos, galėtumėte skirti tą laiką derlių atnešančioms veikloms, nes tikslas nėra išsėdėti 8 valandas, o per jas pasiekti kuo įmanoma daugiau.

Mano patirtis: Dirbu pardavimuose ir žinau, kokios veiklos man atneša daugiausiai rezultatų, be to, kokie klientų paieškos kanalai atsiriekia didžiausią bendro pyragą dalį, taigi, tai žinodamas galiu efektyviai planuoti savo dieną ir pastangas. Savaime suprantama, visada bus darbų, kurie, nors ir menkai prisideda prie rezultatų, tačiau juos reikia padaryti. Tokius darbus aš stengiuosi nukelti kuo įmanoma vėlesniam laikui, o pradėti nuo tokių, kurie yra patys svarbiausi. Juk ką gali žinoti, kaip diena rutuliosis, o, jei užsiliepsnoję gaisrai sutrukdys atlikti svarbius darbus, ilgainiui galima užsisukti užburtame vėluojančių darbų rate.


4. Įvertink pasekmes.

Kiekvienas veiksmas turi savo pasekmes. Kryptingai dirbantis žmogus sugeba įvertinti, ar atlikęs tam tikrą veiksmą jis turės iš to naudos, o gal neatlikus jo lauktų skaudesnės pasekmės. Vertinimas per ilgalaikės perspektyvos prizmę padeda labai gerai įvertinti kiekvienos užduoties svarbą, nes tai, kas atrodo "degančiai" šią akimirką, gali pasirodyti visiškai menkos reikšmės, jei vertinsite tokio veiksmo įtaką per ilgesnį laikotarpį. Be abejo, tam reikia turėti aiškų planą, kur norėtumėte būti po 5, 10 ar 20 metų. Jei tokio plano neturite, tai kiekviena užduotis tuo momentu gali atrodyti pati svarbiausia. Vis dėlto, reiktų skirti laiko to ilgalaikio plano sukūrimui, nes tik tokiu atveju galėsite tiksliau įvertinti dabartinių veiksmų įtaką šio plano įgyvendinimui.

Mano patirtis: Tenka pripažinti, jog ties šiuo patarimu tikrai reiktų padirbėti. Toli gražu ne visada susimąstau, kokios įtakos turės vienas  ar kitas veiksmas ilgalaikėje perspektyvoje. Vis dėlto, kai suprantu, kad "nusigrybavau", tuomet detaliai išanalizuoju situaciją ir susidarau planą, kuris man padeda neįpulti į tą pačią bėdą keliskart iš eilės.

5. Surikiuok darbus pagal svarbą.

Užduočių svarbos nustatymui jau skyriau vieną rašinį. Yra ir kitas būdas, kuriame vietoj skirstymo pagal skubu-svarbu piramidę, kiekvienai užduočiai priskiriamos tos pačios A, B, C ir D raidės, o pats žmogus turi nuspręsti, kas jam yra tą dieną svarbiausia. Svarbiausia pradėti nuo A tipo darbų ir nesiimti jokių kitų, kol jie nebus baigti, tada imtis B tipo darbų, o C ir D - deleguoti arba tiesiog ignoruoti. Jei yra daugiau nei viena A ar B tipo užduotis, tokias užduotis gali skirstyti pridedant numerį šalia raidės, pvz., A1, A2, ir t.t.

Mano patirtis: Nors šis metodas atrodo kiek paprasčiau, bent aš jau pripratau prie skubu-svarbu piramidės (Eizenhauerio metodo), todėl kiekviena užduotis mano kalendoriuje turi raidę, kuri reiškia skubumą bei svarbą. Be to, labai kritiškai įvertinu kiekvieną užduotį. Pavyzdžiui, nors kiekvieną dieną turime susirinkimus, tačiau juos vertinu C raide, kadangi tokia veikla yra skubi, bet tikrai ne pati svarbiausia ir puikiausiai būtų galima be jos apsieiti. Stengiuosi, jog A tipo darbai neužimtų daugiau kaip 3 valandų per dieną. Jei būtų priešingai, tai rodytų, jog aš kasdien tik gesinu gaisrus, o ne imuosi svarbių, bet ne čia-ir-dabar būtinai atliekamų veiklų, kurios ateityje gali turėti neigiamų pasekmių.


Kitą trečiadienį (13-03-13) aptarsime kaip įvertinti savo gebėjimus ir taupyti laiką atliekant tik tai, ką mokame geriausiai, atrasti labiausiai ribojančius bei susitelkti trukdančius faktorius.