Kaip viską suspėti? (2) Užduočių svarbos nustatymas

Praėjusią savaitę sužinojome, kodėl svarbu užsirašyti ketinamas atlikti užduotis ir kaip jas paskirstyti. Viliuosi, jog ne tik skaitėte, bet ir ėmėtės praktinių veiksmų - užsivedėte ir pradėjote pildyti užduočių žurnalą, jei to nedarėte iki šiol. Šiandien žengsime dar vieną žingsnį, po kurio žinosime ne tik, ką reikia padaryti, bet ir kodėl reikia, kada reikia ir ar apskritai reikia.   

Dažnai žmonės sako, jog visi darbai jiems svarbūs ir viską būtina atlikti. Nesąmonė. Taip sako tie, kurie nemoka atskirti kiekvienos iš užduočių svarbos. Jei kritiškai įvertintume jų dienos "pasiekimus", manau, jog tikrai atrastume, kaip buvo galima tikslingiau panaudoti savo laiką ir, išvengiant streso, atlikti pirminės svarbos užduotis. Juk atidžiau pažiūrėjus, suprantama, jog tikrai ne visos užduotys sprendžia gyvybės-ar-mirties lygtį, dar mažiau jų stovi ant būtinybės pjedestalo. Tad kaip nepamesti galvos darbų sūkuryje ir atlikti tuo metu svarbiausią užduotį?  

Darbų svarbos nustatymui naudoju Eizenhauerio metodą, kuriame užduotys pagal jų atlikimo svarbą ir skubumą skirstomos į 4 kategorijas: 

• A- skubu ir svarbu;
• B- neskubu, bet svarbu;
• C- skubu, bet nesvarbu;
• D- nesvarbu ir neskubu.

Iš pirmo žvilgsnio gali būti sudėtinga nustatyti kiekvienos reikiamos atlikti užduoties svarbą bei skubą, todėl plačiau apžvelgsiu kiekvieną iš kategorijų, paminėsiu jos pagrindinę funkciją ir pateiksiu keletą pavyzdžių. 

A- skubu ir svarbu.
Paprastai: turiu atlikti ir būtinai šiandien.
Funkcija: kamšyti spragas.
Pavyzdžiai:

• sveikatos sutrikimų panaikinimas;
• projektų, užduočių, už kurias reikia atsiskaityti iki tam tikros datos atlikimas;
• paskutinės minutės pasiruošimas planuotam susitikimui, atsiskaitymui, paskaitai;
• operatyvus iškilusių problemų sprendimas;
• veikla, kuri atneša daugiausiai rezultato darbe.

Komentaras: Čia viskas aišku - šias užduotis tiesiog būtina atlikti šiandien, o neatlikus grėstų rimtos pasekmės. Pavyzdžiui, laiku nesuteikus reikiamos medicininės pagalbos žmogus gali baigti savo gyvenimą, o iki tam tikros datos neatlikus užduoties galima patirti neigiamų pasekmių darbe. Vis dėlto, žmonių, kurie koncentruoja dėmesį į A tipo užduotis gyvenimas panašus į įtempto siužeto veiksmo filmą: daug įtampos, streso, nuolatinės herojiškumo apraiškos gesinant gaisrus ir sprendžiant netikėtai iškilusius sunkumus.

B- neskubu, bet svarbu. 
Paprastai: jei atliksiu šiandien - mažiau streso bus ryt.
Funkcija: apsisaugoti nuo nepageidaujamų pasekmių ateityje.
Pavyzdžiai:

• veiklos/atostogų planavimas;
• sportas;
• tikslų išsikėlimas ir stebėsena;
• pasiruošimas numatomoms užduotims;
• savianalizė.

Komentaras: Sakoma, jog sėkmingiausi ir laimingiausi žmonės koncentruoja dėmesį būtent į B tipo užduotis, todėl iš anksto numato galimus variantus ir pasiruošia jų sprendinius. Juk sportuoti nebūtina šiandien, bet, jei to nedarysime, ilgainiui gali kilti rimtų sveikatos sutrikimų. Arba, jei studentas tolygiai mokysis viso semestro metu, tai vargu, ar jam pritrūks vienos nakties. Planuoti, turėti viziją, ieškoti sprendimų ateities situacijoms suvaldyti - daug efektyvesnis savo laiko išnaudojimo būdas.

C- skubu, bet nesvarbu. 
Paprastai: užuot dirbęs svarbesnius ir sunkesnius darbus, laiką skirsiu lengvesnei veiklai.
Funkcija: skirti laiką mažareikšmiams darbams.
Pavyzdžiai:

• kolegų prašymai pagelbėti;
• atsiliepimas į su užduotimi nesusijusius skambučius;
• susirinkimai;
• pašnekesiai su kolegomis laisvalaikio temomis;
• renginiai.

Komentaras: Labai dažnai žmonės klysta manydami, kad momentinės skubos efektas yra galingesnis už ilgalaikės svarbos. Taip mes, nemokėdami pasakyti "ne", eikvojame savo laiką tiems, kurie stengiasi jį atimti iš mūsų. Dažnai buvimas geru kolega menkai prisideda prie tiesioginių darbo rezultatų, todėl pirmiausia rekomenduoju atlikti svarbias, nors ir neskubias užduotis, o tik tada, jei lieka laiko ir noro, užsiimti skubiais, bet mažareikšmiais dalykais. O geriausia būtų jais iš viso neužsiimti.

D- neskubu ir nesvarbu. 
Paprastai: ar atliksiu šiandien, ar apskritai niekada - jokio skirtumo.
Funkcija: laikui švaistyti.
Pavyzdžiai:

• nuolatinis el. pašto tikrinimas;
• naršymas internete ir socialiniuose tinkluose;
• SMS žinučių rašymas;
• TV žiūrėjimas;
• kitos smulkmenos.

Komentaras: Puikiausiai galima apsieiti ir be to. Ir pasaulis nesugrius. Deja, nuolat tikrindami elektroninį paštą, naršydami internete, bendraudami socialiniuose tinkluose ar rašydami žinutes mes eikvojame laiką, kurį turėtume skirti užduotims, kurios veda tikslo link. Ne laiko trūksta, o gebėjimų jį planuoti ir panaudoti efektyviai. Taip, kartais daug maloniau pramogauti, bet, jei yra darbų, kuriuos reikia atlikti - daug sveikiau juos atlikti pirma, o tada, likus laiko, užsiimti tuo, ko labiau norisi. Nes, jei tą darbą vis tiek reikės atlikti, tai paskui gerokai kris produktyvumas, kai prisidės įtampa, stresas bei nuovargis.

Kai jau išmokome, kaip nustatyti užduočių svarbą, pats laikas perkelti tas užduotis į dienos darbų kalendorių. Simboliška, nes tai ir aptarsime kitą pirmadienį (12-12-31), paskutinę dieną, kai metų grafoje puikuosis skaičiai "2012".