
Dažnai žmonės sako, jog visi darbai jiems svarbūs ir viską būtina atlikti. Nesąmonė. Taip sako tie, kurie nemoka atskirti kiekvienos iš užduočių svarbos. Jei kritiškai įvertintume jų dienos "pasiekimus", manau, jog tikrai atrastume, kaip buvo galima tikslingiau panaudoti savo laiką ir, išvengiant streso, atlikti pirminės svarbos užduotis. Juk atidžiau pažiūrėjus, suprantama, jog tikrai ne visos užduotys sprendžia gyvybės-ar-mirties lygtį, dar mažiau jų stovi ant būtinybės pjedestalo. Tad kaip nepamesti galvos darbų sūkuryje ir atlikti tuo metu svarbiausią užduotį?
Darbų svarbos nustatymui naudoju Eizenhauerio metodą, kuriame užduotys pagal jų atlikimo svarbą ir skubumą skirstomos į 4 kategorijas:
Iš pirmo žvilgsnio gali būti sudėtinga nustatyti kiekvienos reikiamos atlikti užduoties svarbą bei skubą, todėl plačiau apžvelgsiu kiekvieną iš kategorijų, paminėsiu jos pagrindinę funkciją ir pateiksiu keletą pavyzdžių.
A- skubu ir svarbu.
Paprastai: turiu atlikti ir būtinai šiandien.
Funkcija: kamšyti spragas.
Pavyzdžiai:
- sveikatos sutrikimų panaikinimas;
- projektų, užduočių, už kurias reikia atsiskaityti iki tam tikros datos atlikimas;
- paskutinės minutės pasiruošimas planuotam susitikimui, atsiskaitymui, paskaitai;
- operatyvus iškilusių problemų sprendimas;
- veikla, kuri atneša daugiausiai rezultato darbe.
B- neskubu, bet svarbu.
Paprastai: jei atliksiu šiandien - mažiau streso bus ryt.
Funkcija: apsisaugoti nuo nepageidaujamų pasekmių ateityje.
Pavyzdžiai:
- veiklos/atostogų planavimas;
- sportas;
- tikslų išsikėlimas ir stebėsena;
- pasiruošimas numatomoms užduotims;
- savianalizė.
C- skubu, bet nesvarbu.
Paprastai: užuot dirbęs svarbesnius ir sunkesnius darbus, laiką skirsiu lengvesnei veiklai.
Funkcija: skirti laiką mažareikšmiams darbams.
Pavyzdžiai:
- kolegų prašymai pagelbėti;
- atsiliepimas į su užduotimi nesusijusius skambučius;
- susirinkimai;
- pašnekesiai su kolegomis laisvalaikio temomis;
- renginiai.
D- neskubu ir nesvarbu.
Paprastai: ar atliksiu šiandien, ar apskritai niekada - jokio skirtumo.
Funkcija: laikui švaistyti.
Pavyzdžiai:
- nuolatinis el. pašto tikrinimas;
- naršymas internete ir socialiniuose tinkluose;
- SMS žinučių rašymas;
- TV žiūrėjimas;
- kitos smulkmenos.
Kai jau išmokome, kaip nustatyti užduočių svarbą, pats laikas perkelti tas užduotis į dienos darbų kalendorių. Simboliška, nes tai ir aptarsime kitą pirmadienį (12-12-31), paskutinę dieną, kai metų grafoje puikuosis skaičiai "2012".
