Kaip viską suspėti? (3) Praktiniai patarimai

2012-12-31 ·
Prieš dvi savaites pradėtas žygis laiko planavimo olimpo link šiandien kirs finišo tiesiąją. Užuot nardžius beribiame lipnių lapelių vandenyne, pradėjome skirstyti užduotis į kategorijas ir rikiuoti jas pagal svarbą. Daugumai žmonių pirma mintis, kuri kyla išgirdus žodžių junginį "laiko planavimas", būna darbo kalendorius. O ką daryti tiems, kurių raštas baisus arba gebėjimai aiškiai susidėlioti planus ir užduotis popieriuje panašūs į pirmykščio žmogaus?

Dailyraščio konkurse vargu ar užkopčiau ant garbės pakylos. Be to, esu įpratęs  viską turėti po ranka, todėl mieliau naudojuosi technologijomis, nei senu geru būdu viską užsirašyti ant popieriaus lapo. Tikiu, kad yra ir daugiau žmonių, kurie stengiasi išnaudoti naujausių mobiliųjų ir kompiuterinių technologijų teikiamus privalumus, o tiems, kurie to dar nebandė - labai rekomenduoju išbandyti. Dar niekada nebuvo taip paprasta žinoti, ką turi padaryti, paskirti tam laiką ir stebėti, kaip tau visa tai sekasi. 

Raktai, piniginė ir mobilus telefonas - trys daiktai, be kurių sunkiai įsivaizduojame savo dieną, jie visada šalia mūsų. Ar visada turime lapą popieriaus ir tušinuką? Vargu. Todėl visų pirmiausia pasidalinsiu, kaip aš tvarkausi su užduotimis ar mintimis, kurios tiesiog šauna į galvą. Tai gali nutikti bet kur - darbo vietoje, susirinkime, automobilyje, išėjus iš dušo, valgant ar net snūduriuojant.

Esu daug kartų susidūręs, jog, jei gimsta kokia gera mintis ir jos neužrašai - pasmerki ją priešlaikinei mirčiai. Kad taip neatsitiktų aš naudoju išmaniojo telefono programėlę Any.do. Į ją susirašau visas kilusias idėjas, reikiamas atlikti užduotis, be to, jei praleidi skambutį, programa automatiškai į užduočių sąrašą įkelia perskambinimo  tam žmogui priminimą.

Žinoma, vien užsirašyti nepakanka, kadangi užduoties fiksavimas savaime jos neatlieka. Todėl labai svarbu bent du kartus per dieną susikelti šias užduotis į kompiuterį, jei, žinoma, jų neįmanoma atlikti iškart. Priešingu atveju gali kilti panika - užduočių daug, tačiau visos jos tarsi "kybo" ore, o tau, matant, kiek daug reikės nuveikti, neišvengiamai kyla įtampa.

Užduočių valdymui aš naudoju nemokamą ir prie kiekvienos Google paskyros esančią užduočių platformą. Tai mano elektroninis ir labai patogus užduočių žurnalas, suskirstytas į man svarbias kategorijas.

Kaip matote, "Inbox" atlieka bendrinę užduočių įvesties funkciją. Vėliau įvedu kitą veiksmą, kurio reikia užduočiai atlikti, nustatau svarbą bei priskiriu prie tam tikros kategorijos.

Visos užduotys prasideda į laužtinius skliaustus įsprausta jų svarbą žyminčia raide. Pavyzdžiui, užsakyti notarą reikia šiandien ir tai yra svarbu, todėl ši užduotis yra pažymėta A raide. Suplanuoti sausio mėnesio "Dešimtuko" straipsnių grafiką svarbu, bet tą nebūtinai turiu atlikti šiandien, tad šiai užduočiai skyriau B raidę.

Po to seka labai svarbus darbas: iš kiekvieno kairėje esančio sąrašo išsirinkti užduotis, kurias ketinate atlikti šią dieną ir perkelti jas į  kategoriją "Šiandien" (mano pavyzdyje - [00] Today).

Kai jau turime konkrečios dienos užduotis - vaizdas daug aiškesnis, kadangi iš gausybės mes išsirinkome tik svarbius ir/arba skubius darbus.

Kitas žingsnis - surikiuoti tos dienos užduotis pagal svarbą, pradedant nuo svarbiausios ir baigiant mažiausiai reikšminga.

Toliau keliaujame prie dar vienos svarbios dalies - kalendoriaus. Tam naudoju Google kalendorių. Kadangi mūsų dienotvarkėje yra veiklų, kurios kartojasi kasdien ar kas savaitę, pirmiausia reikia susivesti tas veiklas ir nustatyti jų pasikartojimą. Tokiu atveju atsidarius rytdienos kalendorių jau bus aišku, kokios veiklos yra suplanuotos iš anksčiau, o kur galima skirti laiko  užduočių iš šios dienos sąrašo atlikimui.

Noriu atkreipti dėmesį į kalendoriaus lango dešiniame šone esančią užduočių juostą. Aš rekomenduoju iš visų užduočių sąrašo kategorijų išsirinkti šios dienos užduotis, o užduotį atlikus - ją pažymėti atlikta. Toje užduočių juostoje taip pat galima ir keisti užduočių eiliškumą, redaguoti informaciją, tad, kai užduotys ir kalendorius yra viename lange, sumažėja galimybė pasimesti.

Labai svarbu fiksuoti kiekvieną savo veiksmą 15 minučių tikslumu, nes tai leis ateityje stebėti savo veiklą, analizuoti kiek laiko reikia vienai ar kitai užduočiai atlikti, o galbūt atsakys į klausimą, kas suvalgė tuos ir taip menkus laiko resursus. 

Šioje vietoje labai svarbu suprasti, jog reikia pasilikti laiko nenumatytų darbų atlikimui. Kiek - priklauso nuo darbo pobūdžio ir to, kiek įtakos savo dienotvarkei turite jūs pats. Net ir pati efektyviausiai suplanuota dienotvarkė gali subyrėti į šipulius, jei joje nebus numatyta laiko planui B.

Paskutinis techninis elementas - išmaniojo telefono kalendoriaus sinchronizavimas su internetiniu kalendoriumi. Tiems, kam pastarasis mano sakinys buvo labiau panašus į keiksmažodžių ar barbarizmų virtinę, pasakysiu paprasčiau - mobilus telefonas prisijungia prie interneto ir nusikopijuoja kalendoriaus duomenis, taigi, visi darbai, kuriuos buvote suplanavę kompiuterio kalendoriuje, dabar yra matomi ir išmaniajame telefone.

Aš naudoju 2 CalenGoo programos įskiepius: 1) savaitės veiksmų santrauką ir 2) darbų, numatytų per artimiausias 3 valandas kalendorių. Paspaudus ant bet kurio iš įskiepių, galima pamatyti išsamų kalendorių, redaguoti, įterpti ar ištrinti kalendoriaus įrašus, nusistatyti priminimus.

Be to, kadangi visos jau įvykdytos užduotys lieka Google paskyroje, prireikus galima atrasti, kada ir kokia užduotis buvo atlikta.

Žinoma, jei esate pripratę prie popieriaus ir rašiklio - jūsų teisė rinktis. Mano siekis buvo parodyti, jog yra ir kitas, pažangesnis kelias. O ar jis jums patogesnis - spręskite. 

Sveikinu, jūs baigėte 3 laiko planavimo etapų programą! Esu tikras, jog išmokę suskirstyti užduotis, surikiuoti jas pagal svarbą bei įvaldę jų atlikimą palengvinančius technologinius sprendimus dabar spėsite daug daugiau, nei iki šiol, o svarbiausia - galėsite skirti daugiau laiko sau.